Venti modi per avere più tempo
Da ritagliare e conservare
Venti modi per avere più tempo
“Continuate a camminare con sapienza . . . riscattando per voi stessi il tempo opportuno”. — Colossesi 4:5.
ADESSO che avete individuato le attività con cui volete riempire le vostre giornate il difficile è passare dalla teoria, costellata di buone intenzioni, alla pratica. A questo proposito potreste trovare utili i seguenti suggerimenti.
1 TENETE UNA LISTA GIORNALIERA DELLE COSE DA FARE. Elencate le cose in base all’ordine in cui le farete. Indicate quelle a cui è giusto dedicare più tempo. Spuntate ogni attività man mano che la ultimate. Mettete le cose che non siete riusciti a fare nell’elenco del giorno dopo.
2 TENETE AGGIORNATE LE VOSTRE AGENDE. Non rischiate di mancare a un appuntamento solo perché l’avevate scritto nell’altra agenda. Se usate sia l’agenda del computer che quella del palmare, vedete se è possibile sincronizzarle.
3 SCRIVETE IL VOSTRO “PIANO D’AZIONE” indicando tutti i passi necessari per fare un lavoro e mettendoli in sequenza.
4 IN GENERALE, PROGRAMMATE DI FARE PRIMA LE COSE PIÙ IMPORTANTI. Sarà più facile trovare il tempo per le altre.
5 STABILITE DEGLI OBIETTIVI IL CUI CONSEGUIMENTO DIPENDE IN MASSIMA PARTE DA VOI. Per esempio vi sarà più facile migliorare in una certa mansione che diventare il presidente dell’azienda in cui lavorate.
6 ACCETTATE IL FATTO CHE NON AVRETE TEMPO PER TUTTO. Date la precedenza alle attività che vi danno i risultati più significativi. Che dire di altri compiti che sono urgenti o che semplicemente vanno svolti? Se non potete evitarli o delegarli, cercate di dedicare loro meno tempo. Alcune faccende minori possono aspettare mesi, se necessario, o possono anche non essere svolte. Dedicate più tempo che potete a quelle attività che hanno relazione con ciò che alla luce dei vostri obiettivi ritenete veramente importante.
7 TENETE UN DIARIO. Per capire dove va a finire il vostro tempo, annotatevi come lo usate nell’arco della giornata per una o due settimane. Buona parte del tempo va perso in attività di poco conto? A causare la maggioranza delle interruzioni sono sempre le solite due o tre persone? Riscontrate maggiori probabilità di essere interrotti in una certa parte della giornata o della settimana? Eliminate le attività che vi fanno subdolamente perdere tempo.
8 ALLEGGERITE IL VOSTRO PROGRAMMA. Se nello stesso giorno avete programmato di fare la spesa, riparare l’auto, invitare qualcuno a casa, andare al cinema e finire di leggere qualcosa, dovrete correre e con tutta probabilità non riuscirete a godervi nulla.
9 RIDUCETE AL MINIMO LE INTERRUZIONI. Riservate un momento della giornata in cui non dovete essere interrotti a meno che non sia strettamente necessario. Se possibile, in questo arco di tempo spegnete il cellulare. Disattivate anche i promemoria elettronici nel caso in cui intralcino il vostro lavoro.
10 PROGRAMMATE DI FARE I LAVORI PIÙ IMPEGNATIVI NEL MOMENTO DELLA GIORNATA IN CUI AVETE PIÙ ENERGIE E SIETE PIÙ REATTIVI.
11 SVOLGETE IL COMPITO PIÙ INGRATO IL PRIMA POSSIBILE. Una volta che vi siete tolti il pensiero vi sentirete più stimolati mentre vi dedicate alle attività meno onerose.
12 RISERVATE DEL TEMPO PER GLI IMPREVISTI. Se pensate di arrivare in un certo luogo entro 15 minuti, dite che arriverete nel giro di 25. Se ritenete che un appuntamento vi porterà via un’ora, mettete in conto un’ora e 20 minuti. Nell’arco della giornata lasciate qualche spazio non programmato.
13 SFRUTTATE BENE IL TEMPO TRA UN IMPEGNO E L’ALTRO. Ascoltate le notizie o qualcosa di istruttivo mentre vi fate la barba. Leggete qualcosa mentre aspettate l’autobus o siete in viaggio. Naturalmente potete anche usare quel tempo per rilassarvi, ma non sprecatelo per poi lamentarvi di non averne abbastanza.
14 APPLICATE LA REGOLA DELL’80/20. * Nella vostra lista delle cose da fare, quelle più importanti risultano circa 2 su 10? Una volta curati gli aspetti più importanti di un certo lavoro, è possibile considerarlo praticamente concluso?
15 QUANDO VI SENTITE OBERATI DI LAVORO, scrivete ciascun impegno su un foglietto. Poi dividete i foglietti in due gruppi: “Da fare oggi” e “Da fare domani”. Il giorno dopo fate la stessa cosa.
16 OGNI TANTO PRENDETEVI UNA PAUSA PER RICARICARVI. Tornare al lavoro rigenerati, dal punto di vista sia mentale che fisico, potrebbe risultare più produttivo di diverse ore di straordinario.
17 BUTTATE GIÙ LE IDEE. Mettete per iscritto un problema, spiegate perché vi stressa ed elencate tutte le soluzioni che vi vengono in mente.
18 NON SIATE PERFEZIONISTI. Riconoscete quando è il momento di chiudere un lavoro e di passare alla successiva attività che per voi conta.
19 LAVORATE CON PROFESSIONALITÀ. Non aspettate di essere dell’umore giusto per fare un lavoro. Iniziate semplicemente a farlo.
20 SIATE FLESSIBILI. Questi sono solo suggerimenti, non regole ferree. Provate ad applicarli, scoprite quelli che funzionano e adattate le idee alle vostre circostanze e ai vostri bisogni.
[Nota in calce]
^ par. 18 Questo concetto si ispira alle ricerche di Vilfredo Pareto, economista italiano vissuto tra il XIX e il XX secolo, e prende anche il nome di principio di Pareto. Secondo questo principio, spesso l’80 per cento dei risultati dipende dal 20 per cento delle cause. È stato applicato a molti campi, ma si può spiegare con un semplice esempio. Quando si passa l’aspirapolvere su un tappeto, circa l’80 per cento dello sporco raccolto proviene probabilmente dal 20 per cento del tappeto, vale a dire dalla zona più calpestata.