Wytnij i zachowaj
20 rad dla tych, którym brakuje czasu
„Postępujcie mądrze (...), wykupując sobie dogodny czas” (Kolosan 4:5).
KIEDY już wiesz, jaki kierunek działań chciałbyś obrać, pora przejść od teorii do praktyki. Pomocne mogą się okazać następujące rady:
1 SPORZĄDZAJ LISTĘ ZADAŃ NA KAŻDY DZIEŃ. Ponumeruj zadania według kolejności, w której zamierzasz się do nich zabrać. Zaznacz te, które będą wymagały więcej czasu. Odhaczaj sprawy załatwione, a to, czego nie udało się zrealizować, uwzględnij w planie na następny dzień.
2 SYNCHRONIZUJ KALENDARZE. Nie dopuść, by termin jakiegoś spotkania umknął ci tylko dlatego, że zapisałeś go w innym kalendarzu. Jeśli jeden terminarz masz w komputerze, a drugi w telefonie, dbaj o to, żeby zawierały to samo.
3 SPISZ PLAN DZIAŁANIA, który we właściwej kolejności będzie wyszczególniał wszystkie kroki potrzebne do zrealizowania jakiegoś przedsięwzięcia.
4 NAJWAŻNIEJSZE ZADANIA WYKONUJ W PIERWSZEJ KOLEJNOŚCI. Na sprawy mniej ważne poświęć pozostały czas.
5 WYTYCZAJ SOBIE REALISTYCZNE CELE. Podniesienie kwalifikacji wydaje się znacznie bardziej osiągalne niż uzyskanie stanowiska prezesa twojej firmy.
6 POGÓDŹ SIĘ Z TYM, ŻE NIE STARCZY CI CZASU NA WSZYSTKO. Dawaj pierwszeństwo czynnościom, które przynoszą największy pożytek. A co ze sprawami naglącymi lub nieodzownymi? Jeśli nie możesz ich wyeliminować lub komuś zlecić, zastanów się, czy nie mógłbyś poświęcać na nie mniej czasu. Niektóre drobnostki można odłożyć nawet na kilka miesięcy albo w ogóle z nich zrezygnować. Jak najwięcej czasu rezerwuj na to, co ma bezpośredni związek z twoimi celami.
7 KONTROLUJ ZUŻYCIE CZASU. Aby ustalić, jak wykorzystujesz czas, przez tydzień lub dwa prowadź zapiski. Czy nie jest tak, że sporo go tracisz na mało ważne zajęcia? Może twój plan dnia często cierpi z powodu jednej lub dwóch osób? Czy są jakieś pory albo dni, w których regularnie coś ci przeszkadza? Eliminuj wszystko, co niepostrzeżenie wkrada się w twoje życie i ograbia cię z czasu.
8 PLANUJ MNIEJ ZAJĘĆ. Jeśli na jeden dzień zaplanujesz zakupy, naprawę samochodu, spotkanie z przyjaciółmi, wyjście do kina i nadrobienie zaległości w czytaniu, to ciągły pośpiech pozbawi cię zadowolenia.
9 ELIMINUJ ZAKŁÓCENIA. Każdego dnia wyznacz sobie godziny, w których nic ci nie będzie przeszkadzać, chyba że okaże się to absolutnie konieczne. Jeśli to możliwe, wyłącz telefon. Zadbaj też, by koncentracji nie utrudniały ci wiadomości i przypomnienia pojawiające się w komputerze.
10 NAJTRUDNIEJSZĄ PRACĘ ZAPLANUJ NA TĘ PORĘ DNIA, W KTÓREJ JESTEŚ NAJBARDZIEJ WYDAJNY.
11 ZACZYNAJ OD NAJMNIEJ PRZYJEMNYCH ZADAŃ. Kiedy będziesz mieć je z głowy, z większym zapałem zabierzesz się do łatwiejszej pracy.
12 BĄDŹ PRZYGOTOWANY NA SPRAWY NIEPRZEWIDZIANE. Jeżeli oceniasz, że dotrzesz gdzieś w ciągu kwadransa, obiecaj tam być za 25 minut. Jeśli sądzisz, że jakieś spotkanie potrwa godzinę, zarezerwuj na nie 20 minut więcej. Zostaw też część dnia niezaplanowaną.
13 WYKORZYSTUJ CZAS MIĘDZY ZADANIAMI. Kiedy się golisz, słuchaj wiadomości albo jakichś nagrań. Na przystankach i w środkach komunikacji czytaj. Oczywiście możesz przeznaczyć te chwile na relaks. Ale nie bądź człowiekiem, który trwoni czas, a potem narzeka, że mu go brakuje.
14 STOSUJ ZASADĘ 80/20 *. Czy na dziesięć spraw, które masz do załatwienia, tak naprawdę najważniejsze są dwie? Czy jakieś prace można by uznać za wykonane, gdybyś poświęcił uwagę paru ich podstawowym aspektom?
15 GDY CZUJESZ SIĘ PRZYTŁOCZONY PRACĄ, wypisz zadania na osobnych kartkach. Potem podziel je na dwie grupy: „Na dziś” i „Na jutro”. Następnego dnia zrób to samo.
16 CO PEWIEN CZAS RÓB SOBIE WOLNE, BY „NAŁADOWAĆ AKUMULATORY”. Mając wypoczęty umysł i ciało, będziesz wydajniejszy i być może zrobisz więcej, niż gdybyś zostawał po godzinach.
17 PRZELEWAJ MYŚLI NA PAPIER. Zdefiniuj problem, opisz, dlaczego cię niepokoi, a następnie zanotuj wszystkie możliwe rozwiązania.
18 WYSTRZEGAJ SIĘ PERFEKCJONIZMU. Powinieneś wiedzieć, kiedy coś zakończyć i przejść do następnego zadania.
19 DZIAŁAJ PROFESJONALNIE. Nie czekaj na odpowiedni nastrój czy natchnienie. Po prostu weź się do pracy.
20 BĄDŹ ELASTYCZNY. Podane rady to tylko sugestie, a nie żelazne reguły. Eksperymentuj, sprawdzaj ich skuteczność i dostosowuj je do swoich warunków i potrzeb.
[Przypis]
^ ak. 18 Reguła ta opiera się na spostrzeżeniach XIX-wiecznego włoskiego ekonomisty Vilfreda Pareta i dlatego bywa nazywana zasadą Pareta. Obliczono, że często 20 procent nakładów daje 80 procent wyników. Zasada ta sprawdza się w wielu dziedzinach, a oto prosty przykład: Po odkurzeniu dywanu zazwyczaj okazuje się, że około 80 procent kurzu pochodzi z 20 procent powierzchni — z miejsc, po których chodzi się najczęściej.