Izreži in shrani

20 načinov, kako pridobiti več časa

»Živite modro in kar najbolje izrabljajte svoj čas.« (Kološanom 4:5)

KO ENKRAT določite dejavnosti, s katerimi želite zapolniti dneve in ure, se pojavi izziv, kako optimistično teorijo spraviti v prakso. Pri tem vam lahko pomagajo naslednji predlogi.

1. ZA VSAK DAN IMEJTE SEZNAM OPRAVKOV. Naloge razvrstite po takšnem zaporedju, po kakršnem se jih boste lotili. Označite tiste, katerim je vredno nameniti več časa. Vsako opravljeno nalogo odkljukajte. Nedokončane naloge prenesite na seznam za naslednji dan.

2. USKLADITE KOLEDARJE. Glejte, da ne boste pozabili na sestanek, ker ste si ga zabeležili v drugem koledarju. Če imate en koledar na računalniku, drugega pa na kakšnem elektronskem pripomočku, poskrbite, da bosta usklajena.

3. NAPIŠITE SI »DELOVNI NAČRT«, ki naj zajema vse korake projekta, nato pa te korake ustrezno razvrstite.

4. NAJPREJ NAČRTUJTE NAJPOMEMBNEJŠE OPRAVKE. Lažje boste našli čas za manj pomembne stvari.

5. POSTAVITE SI CILJE, KI SO DOSEGLJIVI. Lažje se boste izboljšali v kakem delu, kakor pa postali direktor podjetja, v katerem delate.

6. SPREJMITE DEJSTVO, DA NE BOSTE IMELI ČASA ZA VSE. Ukvarjajte se z dejavnostmi, s katerimi boste dosegli najpomembnejše rezultate. Kaj pa druge naloge, ki so nujne ali pa jih enostavno morate opraviti? Če se jim ne morete ogniti ali pa jih preložiti na koga drugega, potem vsaj skušajte zanje porabiti manj časa. Nekatere nepomembne naloge lahko počakajo več mesecev, če je treba, ali pa jih morda sploh ni potrebno narediti. Dejavnostim, za katere menite, da so zares vredne truda pri doseganju vaših ciljev, namenite čim več časa.

7. ZAPISUJTE SI, KAKO RABITE SVOJ ČAS. Da bi ugotovili, kam gre vaš čas, si teden ali dva zapisujte, kako ga rabite. Ali ga veliko izgubite za nepomembne dejavnosti? Ali vas pri opravilih vedno znova zmotita eden ali dva ista posameznika? Za kateri del dneva ali tedna je največ verjetnosti, da vas bo kdo zmotil? Izločite dejavnosti, ki so se vtihotapile v vaš urnik in vam kradejo čas.

8. NAČRTUJTE MANJ DEJAVNOSTI. Če imate v načrtu iti v trgovino, popraviti avtomobil, povabiti prijatelje, si ogledati film in kaj prebrati – vse to v enem dnevu – boste samo hiteli in najbrž ne boste v ničemer uživali.

 9. OMEJITE PREKINITVE. Vsak dan določite čas, med katerim vas ne sme nihče zmotiti, razen če je res nujno. Če je mogoče, med tem časom izklopite telefon. Prav tako poskrbite, da se vam ne bodo prikazovala pojavna okna, če vas motijo pri delu.

10. NAJZAHTEVNEJŠE DELO NAČRTUJTE ZA TISTI DEL DNEVA, KO IMATE NAJVEČ ENERGIJE IN STE NAJBOLJ ZBRANI.

11. NAJBOLJ NEPRIJETNO NALOGO OPRAVITE ČIMPREJ. Ko bo enkrat opravljena, boste imeli več energije za manj zahtevne dejavnosti.

12. PUSTITE NEKAJ ČASA ZA NEPRIČAKOVANO. Če menite, da boste lahko kam prispeli v približno 15 minutah, obljubite, da boste prišli v 25 minutah. Če predvidevate, da bo sestanek trajal eno uro, potem zanj načrtujte uro in dvajset minut. Za del dneva ne imejte ničesar v načrtu.

13. IZKORISTITE ČAS MED ENO IN DRUGO DEJAVNOSTJO. Med britjem poslušajte poročila ali pa kak posnetek. Medtem, ko čakate na vlak ali pa se z njim peljete, berite. Seveda lahko ta čas izkoristite za sprostitev. Toda nikar ga ne zapravite in se kasneje zaradi tega razburjajte.

14. RAVNAJTE PO NAČELU 80/20. * Ali sta približno dve dejavnosti od desetih z vašega seznama opravil najpomembnejši? Ali lahko kakšno nalogo skoraj dokončate, če se posvetite le njenim najpomembnejšim vidikom?

15. KADAR STE PREOBREMENJENI Z DELOM, si vsako nalogo napišite na kartonček. Nato jih razdelite v dve skupini: »Naredi danes« in »Naredi jutri«. Naslednji dan to ponovite.

16. VSAKE TOLIKO SI VZEMITE ČAS IN SI »NAPOLNITE BATERIJE«. Kadar se na delo vrnete svežega uma in telesa, lahko naredite več, kot če bi delali veliko nadur.

17. SVOJE MISLI ZAPIŠITE. Napišite, kaj vas bremeni, opišite, zakaj je tako, in naštejte čim več rešitev, ki vam pridejo na misel.

18. NE BODITE PERFEKCIONIST. Zavedajte se, kdaj je treba nehati in pozornost nameniti naslednji pomembni dejavnosti.

19. DELA SE LOTITE PROFESIONALNO. Ne čakajte na pravo razpoloženje. Enostavno pričnite delati.

20. BODITE PRILAGODLJIVI. To so predlogi, ne pa toga pravila. Preizkušajte, ugotovite, kaj deluje, ter prilagajajte zamisli svojim okoliščinam in potrebam.

[Podčrtna opomba]