• ደብዳቤ ስትልክ የራስህን አድራሻ ልታሰፍር ይገባል። የራስህን አድራሻ መስጠቱ ጥበብ እንዳልሆነ ከተሰማህ የስብሰባ አዳራሻችሁን ፖስታ ሣጥን ቁጥር መጠቀም ትችል እንደሆነ የጉባኤህን ሽማግሌዎች ጠይቅ። ሆኖም የቅርንጫፍ ቢሮውን አድራሻ በፍጹም መጠቀም አይገባህም።

• ደብዳቤ የምትልክለትን ሰው ስም የምታውቀው ከሆነ በስሙ መጠቀምህ ጥሩ ነው። ይህን ማድረግህ ደብዳቤው የንግድ ማስታወቂያ እንዳይመስል ይረዳል።

• የፊደል ግድፈት እንዲሁም የሰዋስውና የሥርዓተ ነጥብ ስህተት እንዳይኖር መጠንቀቅ ይኖርብሃል። ደብዳቤው ጥርት ያለና ስርዝ ድልዝ የሌለው ሊሆን ይገባል። ደብዳቤውን የጻፍከው በእጅህ ከሆነ ደግሞ የእጅ ጽሑፍህ ለማንበብ የማያስቸግር መሆን አለበት። የምትጠቀምባቸው ቃላት በጣም የተወሳሰቡ ሊሆኑ አይገባም፤ በሌላ በኩል ደግሞ ደብዳቤው ተራ ወሬ እንዳይመስል መጠንቀቅህ አስፈላጊ ነው።

የናሙና ደብዳቤው እነዚህን ነጥቦች እንዴት ተግባራዊ ማድረግ እንደሚቻል ያሳያል። በክልላችሁ ውስጥ ለሚገኙ ሰዎች ደብዳቤ በጻፍክ ቁጥር በናሙና ደብዳቤው ላይ የሚገኘውን ሐሳብ እንዳለ መገልበጥ አያስፈልግህም። ከዚህ ይልቅ የደብዳቤህን ዓላማና የአካባቢውን ባሕል ከግምት በማስገባት መጻፍ ትችላለህ።