• প্রেরকের ঠিকানার জায়গায় নিজের ঠিকানা ব্যবহার করুন। নিজের ঠিকানা দেওয়া বিজ্ঞতার কাজ হবে না মনে হলে, কিংডম হলের ঠিকানা ব্যবহার করুন, যদি প্রাচীনরা আপনাকে তা ব্যবহার করার অনুমতি দেন। কিন্তু প্রেরকের ঠিকানা হিসেবে কখনোই শাখা অফিসের ঠিকানা ব্যবহার করবেন না।

• আপনি যদি সেই ব্যক্তির নাম জানেন, তা হলে নাম ব্যবহার করুন। এর ফলে, চিঠিটা যে বাণিজ্যিক কোনো বিজ্ঞাপন নয়, এমন ধারণা প্রকাশ পাবে।

• সঠিক বানান, ব্যাকরণ ও বিরাম চিহ্ন ব্যবহারের উপর মনোযোগ দিন। চিঠিটা যেন পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন হয়, অগোছালো না দেখায়। যদি হাতে লেখা হয়, তা হলে সেই লেখা যেন সহজে পড়া যায়। চিঠির ভাষা যেন অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিক কিংবা একেবারে হালকা কথাবার্তার মতো না হয়।

এখানে একটা নমুনা চিঠি দেওয়া হল, যেখানে এই বিষয়গুলো তুলে ধরা হয়েছে। এটা দেওয়ার উদ্দেশ্য এই নয় যে, প্রতি বার আপনার এলাকার কোনো ব্যক্তির কাছে লেখার সময় হুবহু এই কথাগুলোই লিখতে হবে। চিঠির উদ্দেশ্য এবং স্থানীয় পরিস্থিতি ও প্রথা অনুযায়ী আপনার চিঠিতে রদবদল করুন।