• Pane saatja aadressiks enda aadress. Ära KUNAGI kasuta saatja aadressina harubüroo aadressi.

• Pöördu inimese poole nimepidi, kui sa seda tead. Sellisel juhul ei jää ekslikku muljet, nagu oleks sinu kiri reklaam.

• Pööra tähelepanu õigekirjale, õigekeelsusele ja kirjavahemärkidele. Kiri peaks välja nägema korralik ja puhas. Kui kirjutad käsitsi, peaks käekiri olema hõlpsalt loetav. Sõnastus ei peaks olema familiaarne ega ka liiga ametlik.

Kõrvalolevat näidiskirja ei peaks iga kord täpselt kopeerima, kui kellelegi kirja teel kuulutad. Kohanda oma kirja vastavalt selle eesmärgile ning kohalikele oludele ja tavadele.