Leikkaa talteen

20 keinoa saada enemmän aikaa

”Vaeltakaa jatkuvasti viisaasti – – ostaen sopivan ajan itsellenne.” (Kolossalaisille 4:5)

KUN olet selvittänyt, millä haluat täyttää päiväsi ja tuntisi, haasteena on soveltaa optimistista teoriaa käytäntöön. Seuraavat ehdotukset voivat olla hyödyksi.

1 LAADI PÄIVITTÄINEN TYÖLISTA. Numeroi tehtävät sen mukaan, missä järjestyksessä aiot hoitaa ne, ja pane merkki niiden kohdalle, joihin kannattaa käyttää enemmän aikaa. Rasti jokainen hoidettu tehtävä ja siirrä keskeneräiset työt seuraavan päivän listaan.

2 PIDÄ KALENTERIT AJAN TASALLA. Jokin meno saattaa unohtua siksi, että se on merkitty vain toiseen kalenteriin. Jos käytät sekä pöytä- että kämmentietokoneen kalenteria, ota selvää, voitko synkronoida ne.

3 LAADI TOIMINTASUUNNITELMA. Sisällytä suunnitelmaan kaikki tiettyyn tehtävään liittyvät vaiheet ja pane ne asianmukaiseen järjestykseen.

4 OTA TAVAKSESI TEHDÄ TÄRKEIMMÄT ASIAT ENSIN. Näin on helpompi löytää aikaa myös vähemmän tärkeille asioille.

5 ASETA REALISTISIA TAVOITTEITA. On realistisempaa pyrkiä kehittymään omassa työssään kuin havitella johtajan asemaa.

6 MUISTA ETTÄ AIKA EI RIITÄ KAIKKEEN. Pidä etusijalla ne työt, joiden tulokset ovat tärkeimpiä. Entä sellaiset tehtävät, joilla on kiire tai jotka on yksinkertaisesti pakko hoitaa? Jollei niitä voi sivuuttaa tai antaa muille, onko mahdollista käyttää niihin vähemmän aikaa? Jotkin toisarvoiset asiat voivat odottaa tarpeen tullen jopa kuukausia, tai kenties niitä ei tarvitse tehdä lainkaan. Varaa mahdollisimman paljon aikaa sellaiseen, minkä katsot todella tärkeäksi tavoitteidesi kannalta.

7 SEURAA AJANKÄYTTÖÄSI. Pidä viikon parin ajan kirjaa ajankäytöstäsi saadaksesi selville, mihin aikasi kuluu. Tuhrautuuko paljon aikaa epäolennaiseen? Kun tulee keskeytys, johtuuko se yleensä samasta tai samoista ihmisistä? Sattuuko keskeytyksiä eniten tiettyyn aikaan päivästä tai viikosta? Karsi elämästäsi siihen hiipineet aikaa tuhlaavat toimet.

8 KEVENNÄ AIKATAULUASI. Jos olet suunnitellut käydä ruokaostoksilla, korjata auton, kutsua vieraita, katsoa elokuvan ja lukea – ja tehdä tämän kaiken samana päivänä – sinulla on liian kiire etkä luultavasti nauti mistään.

 9 MINIMOI KESKEYTYKSET. Varaa päivittäin jokin aika, jolloin sinua saa häiritä vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä. Mikäli mahdollista sulje puhelin tuoksi ajaksi ja estä tietokoneen ruudulle ilmestyvät muistutukset, jos ne tuppaavat keskeyttämään sinut.

10 TEE HAASTAVIMMAT TYÖT SIIHEN AIKAAN PÄIVÄSTÄ JOLLOIN OLET VIRKEIMMILLÄSI.

11 TEE EPÄMIELUISIN TEHTÄVÄ MAHDOLLISIMMAN PIAN. Kun se on saatu pois päiväjärjestyksestä, sinulla riittää tarmoa vähemmän haastaviin tehtäviin.

12 JÄTÄ TILAA ODOTTAMATTOMILLE TILANTEILLE. Jos uskot ehtiväsi tapaamiseen noin 15 minuutissa, lupaa olla paikalla 25 minuutissa. Jos arvelet johonkin vierähtävän tunnin, varaa aikaa tunti ja 20 minuuttia. Jätä aikatauluusi tyhjää tilaa.

13 KÄYTÄ JOUTOAIKA HYÖDYKSESI. Kuuntele uutisia tai äänitteitä samalla kun ajat partaa. Voit lukea, kun matkustat junalla tai odotat asemalla. Tämän ajan voi tietenkin käyttää myös levähtämiseen, mutta älä tuhlaa sitä, niin että joudut myöhemmin harmittelemaan hukkaan heitettyä aikaa.

14 SOVELLA 80/20-NYRKKISÄÄNTÖÄ. * Onko suunnilleen kaksi kymmenestä listallasi olevista tehtävistä muita tärkeämpiä? Voitaisiinko jokin työ katsoa käytännössä tehdyksi, kun se on hoidettu oleellisilta osiltaan?

15 KUN TUNNET HUKKUVASI TÖIHIN, kirjoita kukin tehtävä omalle lapulleen. Jaa sitten laput kahteen ryhmään: ”Tämän päivän työt” ja ”Huomisen työt”. Tee sama seuraavana päivänä.

16 VARAA SÄÄNNÖLLISESTI AIKAA AKKUJEN LATAAMISEEN. Työn aloittaminen virkeänä ja levänneenä voi osoittautua tuottavammaksi kuin tuntikausien ylityöt.

17 PANE AJATUKSET PAPERILLE. Kirjoita paperille ongelma ja kuvaile, miksi se stressaa sinua. Luettele niin monta ratkaisuvaihtoehtoa kuin tulee mieleesi.

18 ÄLÄ TAVOITTELE TÄYDELLISYYTTÄ. Opi näkemään, milloin on aika lopettaa ja siirtyä seuraavaan tärkeään tehtävään.

19 TYÖSKENTELE AMMATTIMAISESTI. Älä odota oikeaa virettä, vaan tartu töihin.

20 OLE JOUSTAVA. Nämä ovat ehdotuksia, eivät tiukkoja sääntöjä. Kokeile, mikä toimii, ja sovella ideoita omien olosuhteidesi ja tarpeidesi mukaan.

[Alaviite]