Vágd ki és őrizd meg

20 tipp, ahogyan időt nyerhetsz

„Ezután is járjatok bölcsességben . . . megvásárolva magatoknak az alkalmas időt” (Kolosszé 4:5)

HA MEGHATÁROZTAD, milyen tevékenységekkel szeretnéd tölteni a napodat, az a nagy feladat áll előtted, hogy átültesd a gyakorlatba az elképzeléseidet. A következő javaslatok segíthetnek neked ebben.

1. KÉSZÍTS LISTÁT A NAPI TEENDŐKRŐL. Számozd meg a feladatokat abban a sorrendben, ahogyan szeretnéd elvégezni őket. Jelöld meg azokat, amelyekre több időt érdemes fordítanod. Pipáld ki azokat, amelyekkel kész vagy. Ha valamit nem sikerül elvégezned, sorold át a másnapi teendők közé.

2. SZINKRONIZÁLD A NAPTÁRAIDAT. Ne maradj le egy találkozóról, csak mert azt a másik naptáradba írtad be. Ha a számítógépeden és a hordozható készülékeden is van naptár, ha lehet, szinkronizáld a kettőt.

3. KÉSZÍTS EGY TERVET. Bontsd részletekre a teendőket, és állítsd ezeket megfelelő sorrendbe.

4. HA LEHETSÉGES, A LEGFONTOSABB FELADATOKAT ÜTEMEZD BE AZ ELSŐK KÖZÉ. Könnyebb lesz időt találni a kevésbé fontos dolgokra.

5. ELÉRHETŐ CÉLOKAT TŰZZ KI. Nagyobb esély van arra, hogy fejlődni tudsz a munkádban, mint arra, hogy te leszel a vezérigazgató.

6. FOGADD EL, HOGY NEM JUTHAT MINDENRE IDŐD. Ha lehetséges, az időd legnagyobb részét azokra a feladatokra fordítsd, amelyek a legfontosabbak. Mi a helyzet más feladatokkal, amelyek sürgősek, vagy egyszerűen csak el kell őket végezni? Ha nem tudod kiiktatni vagy másnak átadni, gondold át, hogyan tudnád rövidebb idő alatt befejezni őket. Néhány kevésbé fontos feladat több hónapig is várhat, ha egyáltalán el kell végezni. Tartalékolj annyi időt, amennyit csak tudsz azokra a tevékenységekre, amelyek fontosak a céljaid eléréséhez.

7. ÍRD LE, MIVEL TÖLTÖD AZ IDŐDET. Ahhoz, hogy felmérd, mire megy el az időd, készíts feljegyzést egy-két hétig arról, hogy mivel mennyi időt töltesz. Sok időd megy el felesleges tevékenységekre? Mindig ugyanaz az egy-két személy tart fel? A hét vagy a nap melyik időszakára jellemző, hogy megzavarnak a munkádban? Iktasd ki az időrabló tevékenységeket.

8. TERVEZZ KEVESEBBET. Ha egyetlen napra tervezed be, hogy bevásárolsz, megjavítod az autódat, vendégeket fogadsz, megnézel egy filmet, folytatod az olvasást, akkor úgy érzed majd, hogy elszállt a napod, és közben semmi örömödet nem lelted benne.

 9. CSÖKKENTSD A ZAVARÓ TÉNYEZŐKET. Tervezz be egy bizonyos időt minden napra, amikor nem engeded, hogy megzavarjanak, csak ha feltétlenül szükséges. Ha lehetséges, erre az időre kapcsold ki a telefonodat és az elektronikus üzenetjelzőket, hogy ne zökkentsenek ki a munkádból.

10. A LEGNEHEZEBB FELADATOKAT ARRA AZ IDŐRE OSZD BE, AMIKOR A LEGFRISSEBB VAGY.

11. A LEHETŐ LEGHAMARABB VÉGEZD EL AZOKAT A FELADATOKAT, AMELYEKHEZ SEMMI KEDVED SINCS. Ha már túl vagy rajta, több energiád lesz a kevésbé megerőltető feladatokra.

12. TARTALÉKOLJ IDŐT A VÁRATLAN HELYZETEKRE. Ha úgy gondolod, hogy 15 perc alatt érsz oda egy találkozóra, mondd azt, hogy 25 perc múlva leszel ott. Ha egy megbeszélés egyórás lesz, számolj rá még 20 percet. Hagyd szabadon a naptáradban a nap egy bizonyos időszakát.

13. HASZNÁLD KI A KÖZTES IDŐT. Hallgasd meg a híreket vagy egy hangfelvételt, miközben borotválkozol. Olvass valamit, míg a vonatra vársz, vagy utazol rajta. Persze arra is használhatod ezt az időt, hogy pihenj egy kicsit. De ne pazarold el, hogy később ne kelljen bosszankodnod.

14. ALKALMAZD A 80–20 SZABÁLYT. * Tíz feladatod közül a két legfontosabbat végezd el. Ha egy munkának csak a legfontosabb részleteit végzed el, lehet, hogy már majdnem készen is vagy.

15. HA ÚGY ÉRZED, HOGY NEM LÁTSZ KI A SOK MUNKA KÖZÜL, írd le mindegyik feladatodat egy külön papírdarabra, és oszd őket két csoportba: a mai napi feladatok közé, és a holnapiak közé. Másnap tedd meg ugyanezt.

16. RENDSZERESEN SZÁNJ IDŐT A PIHENÉSRE, HOGY FELTÖLTŐDJ. Ha felfrissülten folytatod a munkát, akkor sokkal hatékonyabb leszel, mint ha állandóan túlóráznál.

17. GONDOLKODJ CERUZÁVAL A KEZEDBEN. Vázold a problémát, és hogy miért okoz neked gondot, és írj le annyi megoldást, amennyi csak eszedbe jut.

18. NE LEGYÉL MAXIMALISTA. Tudd, hogy mikor kell egy feladatot befejezni, és nekilátni a következő fontos teendőnek.

19. VÁGJ BELE. Ne várj arra, hogy mikor lesz kedved a munkához. Csak láss hozzá!

20. LEGYÉL RUGALMAS. Ezek csupán javaslatok, nem pedig kőbe vésett szabályok. Próbáld ki, melyek válnak be a te esetedben, és igazítsd őket a körülményeidhez és a szükségleteidhez.

[Lábjegyzet]