Laikas. Ar esate jo vergas, ar šeimininkas?

„KODĖL vėluoji?“ — paklausė mokytojas Alberto, kai tas įėjo į klasę. „Aš visą kelią bėgau šalia dviračio“, — vos atgaudamas kvapą aiškino vaikas.

„Kodėl gi ant jo nesėdai?“ — „Aš taip smarkiai vėlavau, kad užsėsti nebuvo kada.“

Ši istorija humoristinė, bet panašių situacijų pasitaiko kiekvienam. Turėdami begalę užduočių ir skubių darbų kartais galbūt nepabaigę vieno griebiamės kito. Bet tuomet, kaip ir Albertas, patys trukdome sau manydami, jog neturime laiko sustoti ir pamąstyti, ką pakeisti, kad darbus padarytume greičiau ir geriau.

Tačiau jeigu stabtelsime viską suplanuoti, veikiausiai sutaupysime laiko, sumažinsime įtampą ir galiausiai padarysime daugiau. Tada laikas mums nebus negailestingas šeimininkas, o paslaugus tarnas.

Kaip išmokti geriau išnaudoti laiką? Toliau pateikta nemažai patarimų. Iš jų galite išsirinkti sau tinkamus ir pamėginti pritaikyti.

Planuokite savo dieną

Štai prasidėjo nauja diena. Prieš akis daugybė užduočių. Vien pagalvojus, kaip reikės viską aprėpti, darosi baisu. Nuo ko gi pradėti? Pirmiausia suplanuokite savo dieną.

Daug kas susidaro darbų sąrašą. Vienas vyras, einantis atsakingas pareigas didelėje įmonėje, paaiškino, kaip įstengia laikytis tvarkaraščio: „Viską susirašau ant lapo. Gautas naujas užduotis ar dar kitas, kurias prisimenu, irgi įtraukiu į sąrašą. Kiekvieną atliktą išbraukiu.“

Gal panašus planas padėtų ir jums? Tiesa, gali atrodyti, jog ir gerai pradėjęs dieną numatytų darbų vis tiek nebaigsite. Ko gero, taip ir bus. Todėl naudinga...

Nusistatyti prioritetus

Rikiuokite darbus pagal svarbą ir stenkitės atlikti ta tvarka, kaip susirašėte. Žinoma, ne visada pavyks. Kartais galbūt reikės kai ką pakeisti ar praleisti. Taigi būkite lankstus. Jūsų siekis — viską daryti kiek įmanoma planingai, ne chaotiškai.

Nepuldinėkite nuo vieno darbo prie kito ir nesiverskite per galvą suspėti viską, ką numatėte. Laiko planavimo konsultantas Alanas Lakeinas sako: „Mažai kam išeina padaryti viską, kas suplanuota. Svarbu ne žūtbūt laikytis sąrašo, o gerai išnaudoti laiką.“

Tai pavyks, jeigu pirmenybę skirsite tikrai būtiniems darbams. Nebaigtus galėtumėte pavesti kitiems ar palikti rytdienai. O kai kurių rimčiau pasvarstęs gal visai atsisakysite. Tačiau gali būti ir taip, kad darbą, šios dienos sąraše įrašytą paskutinį, rytoj reikės atlikti neatidėliojant.

Vis dėlto kaip nuspręsti, ko imtis pirmiausia? Žvelgiant į ilgą sąrašą nemaža užduočių turbūt atrodys vienodai svarbios. Todėl reikia mokėti...

Nustatyti, kas svarbu ir kas skubu

Išmintingas karalius, gyvenęs bibliniais laikais, pasakė, kad žmogui reikia matyti „gera visame savo triūse“ (Mokytojo 3:13, Jr). Kai kurie darbai pasiseks geriau ir duos daugiau naudos. Pamąstykite, kokių rezultatų kiekvieną atlikęs pasieksite. Kiek jie bus reikšmingi? Ar matysite tame darbe gera? Jeigu ne, jis tikriausiai nėra itin svarbus.

Tiesa, iš pradžių gali atrodyti, jog visi numatyti darbai skubūs. Tačiau ar skubūs darbai visuomet yra tiek svarbūs, kad jiems turėtumėte skirti daugiausia laiko? Laiko planavimo specialistas profesorius Maiklas Lebjefas iš Naujojo Orleano universiteto pažymi: „Svarbūs dalykai retai būna skubūs, o skubūs — retai svarbūs. Jei vėluojate į susitikimą, aišku, labiau skubėsite pripūsti nuleistą padangą nei apdrausti mašiną, nors šiaip nuleista padanga — menkareikšmis dalykas.“

 Profesorius apgailestauja: „Mes nuolat skubame vejami neatidėliotinų reikalų. O mažiau skubius, bet daug svarbesnius neretai ignoruojame. Dėl to nemažai laiko, galima sakyti, nueina veltui.“

Taigi nusistatydamas prioritetus pagalvokite, kurie iš suplanuotų darbų tikrai svarbūs. Jiems skirkite didžiausią dėmesį. Galbūt kurią nors skubią užduotį vis dėlto galima atidėti ir neeikvoti jai laiko. O gal pavyktų atlikti ją greitai ir pereiti prie svarbesnių. Dar geriau, jei išeitų pavesti ją kam nors kitam.

Kiekvienas turbūt sutiks, kad verčiau daryti tai, kas atneš vaisių, o ne griebtis to, kas papuolė. Tad stenkitės sutelkti dėmesį į darbus, kurie tikrai duos naudos.

Taisyklė 80/20

Taikydamas aptartus principus, kiek procentų savo dienos darbų laikytumėte būtiniausiais? Tai, aišku, priklauso ir nuo jūsų turimų pareigų. Tačiau laiko planavimo konsultantai teigia, jog didžiausios svarbos darbai dažniausiai sudaro apie 20 procentų, ir siūlo vadovautis vadinamąja 80/20 taisykle.

Šią taisyklę suformulavo XIX amžiaus italų inžinierius Vilfredas Paretas. Remiantis ja, būtina koncentruotis prie 20 procentų svarbiausių užduočių, nes jos lems net 80 procentų iš visų užduočių laukiamo rezultato. Pareto taisyklė pasitvirtina daugeliu atvejų. Ar galima ją taikant geriau išnaudoti laiką?

Peržvelkite savo darbų sąrašą. Galbūt atlikęs vos du iš dešimties pasieksite 80 procentų našumo. Jeigu taip, tie darbai patys svarbiausi. Prieš imdamasis kiekvieno, pagalvokite: ar visi darbo etapai svarbūs tikslui pasiekti? Kurie verti didžiausių pastangų? Nuo jų ir pradėkite.

Laiko planavimo konsultantė Dru Skot pataria panašiai: „Nusistatykite, kas būtiniausia tikslui pasiekti. Tai atlikite visų pirma. Taip padarysite darbą per trumpiausią laiką.“

Džiaukitės rezultatais

Tikriausiai dabar suprantate, jog būti savo laiko šeimininku nereiškia dirbti be atokvėpio, vos baigus vieną darbą tuoj pulti prie kito. Tai reiškia daryti, kas naudingiausia vienu ar kitu metu ir kas leistų pasiekti geriausių rezultatų.

Konkrečių taisyklių, kaip kiekvienam planuoti dieną, nėra. Taikydamas šiuos patarimus būkite lankstus. Iš rėmelyje duotų pasiūlymų pasirinkite jums tinkamus. Taip negailestingą šeimininką padarysite paslaugiu tarnu.

Jei išmoksite viską gerai planuoti ir plano laikytis, dienos gale jausitės šį tą nuveikęs. Net jei kai kurie darbai liks rytojui, žinosite, jog buvote užsiėmęs tikrai svarbiais dalykais. Matysite „gera visame savo triūse“.

Galbūt net apsidžiaugsite atradęs, kad pagaliau turite laiko tam, kas gyvenime išties svarbu. Jausitės esąs ne beprotiško šių dienų ritmo auka, o savo laiko šeimininkas. Patirsite daugiau džiaugsmo.

[Rėmelis 31 puslapyje]

KAIP TAUPYTI LAIKĄ

1. Aiškiai žinokite, kas jums svarbiausia ir ko gyvenime siekiate. Tai padės nustatyti dienos prioritetus.

2. Užduotis, kurioms reikia daugiau atidumo, atlikite tada, kai esate budriausias.

3. Kitiems skambinkite tuo metu, kai yra didžiausia tikimybė juos rasti.

4. Jei įmanoma, kai kuriuos darbus paveskite kitiems. Taip jie įgis įgūdžių, o jūs sutaupysite laiko.

5. Tvarkydamas dokumentus, kiekvieną stenkitės užbaigti iki galo, kad nebereikėtų prie jo grįžti.

6. Pasitarimuose laikykitės darbotvarkės. Nusistatykite, kada pradėsite pokalbį ir kada baigsite.

7. Darbo vietoje būtiniausius dalykus laikykite po ranka.

8. Nemanykite turįs priimti kiekvieną kvietimą į draugišką pobūvį. Mokėkite mandagiai atsisakyti.

9. Pasidarykite prekių pirkimo ar būtinų daiktų kelionei sąrašus, kuriais galėtumėte kaskart naudotis.

10. Skirkite pakankamai laiko poilsiui. Tuomet būsite darbingesnis.

11. Nusistatykite darbų terminus.

12. Nieko be reikalo nevilkinkite.

13. Didelius darbus skirstykite į mažesnius.

14. Nesistenkite visko atlikti tobulai. Sutelkite dėmesį į tai, kas tikrai svarbu.

15. Laukdamas neleiskite laiko tuščiai. Rašykite laišką, skaitykite, darykite ką nors naudinga.

16. Kartais teks skirti laiko tam, kas nenumatyta. Neapmaudaukite. Tiesiog imkitės to.