• Gunakan alamat anda sendiri. Anda boleh menggunakan alamat Dewan Perjumpaan dengan izin penatua jika anda berasa kurang sesuai untuk memberikan alamat anda. Namun, JANGAN menggunakan alamat pejabat cawangan sebagai alamat pengirim.

• Jika boleh, tuliskan nama penerima. Dengan demikian, penerima tidak akan salah anggap bahawa surat itu adalah suatu iklan.

• Gunakanlah ejaan, tatabahasa, dan tanda baca yang betul. Surat anda haruslah kemas. Pastikan tulisan anda mudah dibaca. Elakkan bahasa pasar atau kata-kata yang terlalu formal.

Surat berikut ditulis berdasarkan langkah-langkah yang dicadangkan di atas. Surat ini boleh dijadikan sebagai rujukan dan tidak harus disalin bulat-bulat. Sesuaikan kandungan surat dengan keperluan penerima dan situasi tempatan.