Knip uit en bewaar

20 manieren om meer tijd te creëren

„Gaat voort in wijsheid te wandelen (...), de gelegen tijd voor uzelf uitkopend.” — Kolossenzen 4:5.

WANNEER u eenmaal hebt vastgesteld met welke activiteiten u uw dagen en uren wilt vullen, is het de kunst om theorie om te zetten in praktijk. De volgende suggesties kunnen u daarbij helpen.

1 HOUD EEN DAGELIJKSE TAKENLIJST BIJ. Nummer de taken in de volgorde waarin u ze wilt afhandelen. Geef aan welke taken het waard zijn om er meer tijd aan te besteden. Vink elke taak af zodra die is voltooid. Hevel onvoltooide taken over naar de lijst voor morgen.

2 ZORG ERVOOR DAT UW AGENDA’S OVEREENSTEMMEN. Loop niet het risico een afspraak te vergeten omdat die alleen maar in uw andere agenda staat. Als u een agenda in uw computer hebt en een andere in uw pda, synchroniseer ze dan.

3 STEL EEN ACTIEPLAN OP waarin alle stappen van een project zijn opgenomen en zet die in de juiste volgorde.

4 PLAN UW BELANGRIJKSTE TAKEN EERST. Voor de minder belangrijke taken zult u makkelijker tijd vinden.

5 STEL DOELEN IN VERBAND MET DINGEN WAAROP U VEEL INVLOED HEBT. U hebt eerder in de hand of u uw vaardigheid in een bepaalde taak vergroot dan of u directeur wordt van het bedrijf waar u werkt.

6 ACCEPTEER DAT U VOOR SOMMIGE DINGEN GEEN TIJD HEBT. Geef voorrang aan activiteiten die de waardevolste resultaten opleveren. Hoe staat het met andere taken die urgent zijn of gewoon moeten worden gedaan? Als u ze niet kunt schrappen of delegeren, kijk dan of u ze in minder tijd kunt doen. Sommige onbelangrijke taken kunnen zo nodig maandenlang blijven liggen of hoeven misschien helemaal niet te worden gedaan. Reserveer zo veel mogelijk tijd voor activiteiten die te maken hebben met wat u, gezien uw doelen, echt de moeite waard vindt.

7 HOUD BIJ WAAR UW TIJD BLIJFT. Noteer twee weken lang waar u uw tijd aan besteedt. Wordt er veel tijd opgeslokt door onbelangrijke dingen? Worden de meeste onderbrekingen veroorzaakt door dezelfde personen? Wordt u meestal op een bepaald moment van de dag of de week in uw bezigheden gestoord? Schrap tijdverslindende activiteiten die erin zijn geslopen.

8 PLAN UW SCHEMA NIET TE VOL. Als u plant om boodschappen te doen, de auto te repareren, visite te ontvangen, naar de film te gaan en achterstallig leeswerk te doen — allemaal op één dag — dan zult u zich opgejaagd voelen en waarschijnlijk nergens van genieten.

 9 BEPERK ONDERBREKINGEN TOT EEN MINIMUM. Reserveer dagelijks een deel van uw tijd waarin u niet wilt worden gestoord, tenzij dit absoluut nodig is. Zet in die tijd zo mogelijk uw telefoon uit. Schakel ook de pop-ups op uw scherm uit als die u steeds in uw werk storen.

10 PLAN DE MOEILIJKSTE TAKEN IN DE UREN DAT U DE MEESTE ENERGIE HEBT EN HET MEEST ALERT BENT.

11 DOE DE VERVELENDSTE TAAK ZO SNEL MOGELIJK. Als die eenmaal gedaan is, zult u meer energie hebben om de makkelijker taken af te werken.

12 RUIM TIJD IN VOOR ONVERWACHTE DINGEN. Als u denkt ergens binnen 15 minuten te kunnen aankomen, beloof dan er binnen 25 minuten te zijn. Als u verwacht dat een afspraak een uur zal duren, trek er dan een uur en 20 minuten voor uit. Laat een deel van uw dagschema open.

13 GEBRUIK ’VERLOREN MOMENTEN’. Luister tijdens het scheren naar het nieuws of naar een audio-opname. Lees in de trein of in de stationswachtkamer. U kunt die tijd natuurlijk gebruiken om u te ontspannen. Maar voorkom dat u die tijd verspilt en daar dan later over gaat piekeren.

14 PAS DE 80/20-REGEL * TOE. Zijn zo’n twee van de tien dingen op uw takenlijst het belangrijkst? Zou een bepaalde taak zo goed als klaar zijn als u alleen aandacht zou geven aan de belangrijkste aspecten ervan?

15 ALS U HET GEVOEL HEBT DAT U ONDER HET WERK WORDT BEDOLVEN, schrijf dan elke taak op een kaartje. Verdeel de kaartjes vervolgens in twee categorieën: ’Actie vandaag’ en ’Actie morgen’. Morgen doet u hetzelfde.

16 NEEM REGELMATIG DE TIJD OM UW ’ACCU OP TE LADEN’. Weer aan het werk gaan nadat uw geest en lichaam nieuwe energie hebben opgedaan, kan productiever blijken dan uren overwerken.

17 DENK NA OP PAPIER. Schrijf een probleem op, beschrijf waarom het u verontrust en maak een lijst van zo veel mogelijk oplossingen.

18 WEES GEEN PERFECTIONIST. Weet wanneer u moet stoppen en verder moet gaan met de volgende belangrijke klus.

19 WERK ALS EEN PROFESSIONAL. Wacht niet tot u in de stemming bent. Begin gewoon te werken.

20 WEES FLEXIBEL. Dit zijn suggesties, geen vaste regels. Experimenteer, kijk wat werkt en pas de ideeën aan uw omstandigheden en behoeften aan.

[Voetnoot]