• ନିଜର ଠିକଣା ଦିଅନ୍ତୁ, ଯାହାଫଳରେ ଆପଣଙ୍କ ପାଖକୁ ମଧ୍ୟ ଚିଠି ଆସିପାରିବ । ଯଦି ଆପଣଙ୍କୁ ଲାଗେ ଯେ ନିଜ ଠିକଣା ଦେବା ଠିକ୍‌ ହେବ ନାହିଁ, ତେବେ ଆପଣ ରାଜ୍ୟଘରର ଠିକଣା ଦେଇପାରିବେ, କିନ୍ତୁ କେବଳ ପ୍ରାଚୀନମାନଙ୍କ ଅନୁମତି ପାଇବା ପରେ । ଆପଣ କେବେ ମଧ୍ୟ ଶାଖା କାର୍ଯ୍ୟାଳୟର ଠିକଣା ଦେବା ଉଚିତ୍‌ ନୁହେଁ ।

• ଯଦି ଆପଣ ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ନାମ ଜାଣନ୍ତି, ତେବେ ଚିଠିରେ ତାଙ୍କ ନାମ ଉଲ୍ଲେଖ କରନ୍ତୁ । ଫଳରେ ଚିଠି ପଢ଼ୁଥିବା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କୁ ଲାଗିବ ନାହିଁ ଯେ ଆପଣ କୌଣସି ଜିନିଷ ବିକିବା ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ଲେଖୁଛନ୍ତି ।

• ବନାନ୍‌, ବ୍ୟାକରଣ ଓ ବିରାମ ଚିହ୍ନଗୁଡ଼ିକ ପ୍ରତି ଧ୍ୟାନ ଦିଅନ୍ତୁ । ଚିଠି ସଫାସୁତୁରା ହେବା ଉଚିତ୍‌, ଅପରିଷ୍କାର ଦେଖାଯିବା ଉଚିତ୍‌ ନୁହେଁ । ଯଦି ଆପଣ ହାତରେ ଲେଖୁଛନ୍ତି, ତେବେ ଧ୍ୟାନ ଦିଅନ୍ତୁ ଯେପରି ତାହା ସହଜରେ ପଢ଼ିହେବ । ଆପଣଙ୍କ ଭାଷା ନା ଅତ୍ୟଧିକ ଔପଚାରିକ ହେବା ଉଚିତ୍‌, ନା ବେପରୁଆ ହେବା ଉଚିତ୍‌ ।

ଉପରେ ଦିଆଯାଇଥିବା କଥାଗୁଡ଼ିକୁ ଧ୍ୟାନରେ ରଖି, ଏଠାରେ ନମୁନା ଭାବେ ଏକ ଚିଠି ଲେଖାଯାଇଛି । ଆପଣ ଯେତେବେଳେ ମଧ୍ୟ ସାକ୍ଷ୍ୟ ଦେବା ପାଇଁ କୌଣସି ଚିଠି ଲେଖନ୍ତି, ଆପଣ ଅବିକଳ ଏହି ଚିଠି ଭଳି ଲେଖିବା ଉଚିତ୍‌ ନୁହେଁ । ଆପଣ ନିଜ ଅଞ୍ଚଳର ପରିସ୍ଥିତି ଓ ପ୍ରଥାଗୁଡ଼ିକୁ ଧ୍ୟାନରେ ରଖିପାରିବେ ଏବଂ ଆପଣ ଯେଉଁ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ଚିଠି ଲେଖୁଛନ୍ତି, ତାʼ ମୁତାବକ ଚିଠିରେ ପରିବର୍ତ୍ତନ ଆଣିପାରିବେ ।