• Andika anwani yako mwenyewe. Ukihisi kwamba si jambo la hekima kufanya hivyo, tumia anwani ya Jumba la Ufalme ikiwa wazee watakupa ruhusa ya kufanya hivyo. Hata hivyo, hupaswi KAMWE kutumia anwani ya ofisi ya tawi kama anwani ya kurudisha majibu.

• Andika jina la mtu huyo ikiwa unalifahamu. Hilo litakusaidia kuepuka kumfanya mtu afikiri kwamba ni tangazo la kibiashara.

• Hakikisha unatumia lugha, herufi na sarufi sahihi. Barua hiyo inapaswa kuonekana nadhifu, si shaghalabhaghala. Ikiwa imeandikwa kwa mkono, inapaswa kusomeka kwa urahisi. Usitumie lugha ya kizembe wala usitumie lugha rasmi sana.

Barua hii ya kielelezo inaonyesha mambo yaliyotajwa. Haijakusudiwa inakiliwe neno kwa neno kila mara unapomwandikia mtu katika eneo lenu. Ifanye ifaane na kusudi lake na hali za kwenu na utamaduni wa eneo.