• உங்கள் முகவரியை அந்தக் கடிதத்தில் எழுதுங்கள். ஒருவேளை அப்படிச் செய்வது ஞானமாக இருக்காது என்று நினைத்தால், மூப்பர்களிடம் அனுமதி வாங்கிவிட்டு, ராஜ்ய மன்றத்தின் முகவரியை எழுதலாம். கிளை அலுவலகத்தின் முகவரியைக் கண்டிப்பாக எழுதக் கூடாது.

• யாருக்குக் கடிதம் எழுதுகிறீர்களோ, அவருடைய பெயர் உங்களுக்குத் தெரிந்திருந்தால் அதைக் குறிப்பிடுங்கள். இப்படிச் செய்யும்போது, விளம்பரத்துக்காகக் கடிதம் எழுதுகிறோம் என்ற எண்ணம் அவர்களுக்கு வராது.

• எழுத்துப் பிழையோ இலக்கணப் பிழையோ இல்லாமல் பார்த்துக்கொள்ளுங்கள். சரியான நிறுத்தக் குறிகளைப் பயன்படுத்துங்கள். கடிதம் பார்ப்பதற்கு நேர்த்தியாக இருக்க வேண்டும். ஒருவேளை கையில் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் கையெழுத்து புரியும்படி இருக்க வேண்டும். ரொம்பவே சாதாரணமாகவும் இருக்கக் கூடாது; ரொம்பவே சம்பிரதாய முறையிலும் இருக்கக் கூடாது.

மேலே சொல்லப்பட்ட குறிப்புகளை மனதில் வைத்து ஒரு கடிதத்தை எப்படி எழுதுவது என்பதை இங்கே கொடுக்கப்பட்டிருக்கிற மாதிரி கடிதம் காட்டுகிறது. நீங்கள் ஊழியம் செய்யும் பகுதியில் இருக்கும் ஒருவருக்குக் கடிதம் எழுதும்போது, மாதிரி கடிதத்தில் இருக்கும் ஒவ்வொரு வார்த்தைகளையும் அப்படியே எழுத வேண்டும் என்று அவசியம் இல்லை. உள்ளூர் சூழ்நிலைகளுக்கும் கலாச்சாரத்துக்கும் தகுந்தபடி நீங்கள் அதை மாற்றி அமைக்கலாம்.