• రిటన్‌ అడ్రస్‌ కోసం మీ అడ్రస్‌నే ఇవ్వండి. మీ అడ్రస్‌ ఇవ్వడం మంచిదికాదనిపిస్తే, పెద్దల అనుమతితో రాజ్యమందిరం అడ్రస్‌ ఇవ్వవచ్చు. ఏదేమైనా, బ్రాంచి కార్యాలయం అడ్రస్‌ మాత్రం అస్సలు ఉపయోగించకండి.

• మీకు ఆ వ్యక్తి పేరు తెలిస్తే దాన్ని ఉపయోగించండి. దానివల్ల, ఆ ఉత్తరం ఒక వ్యాపార ప్రకటన లాంటిది కాదని వాళ్లు అర్థం చేసుకుంటారు.

• స్పెల్లింగ్‌, వ్యాకరణం, విరామచిహ్నాలు వంటివి సరిగ్గా ఉండేలా చూసుకోండి. ఉత్తరం గజిబిజిగా, కొట్టివేతలు లేకుండా చక్కగా ఉండాలి. దాన్ని చేతితో రాసివుంటే, తేలిగ్గా చదవగలిగేలా ఉండాలి. మీరు ఉపయోగించే పదాలు మరీ సాధారణంగా లేదా మరీ గ్రాంథికంగా ఉండకూడదు.

ఈ అంశాల్ని కింద ఉదాహరణగా ఇచ్చిన ఉత్తరంలో చూడవచ్చు. మీ టెరిటరీలోని వాళ్లకు ఉత్తరం రాసే ప్రతీసారి మీరు దాన్ని ఉన్నదున్నట్టు రాయకూడదు. మీ ఉత్తరం ఉద్దేశానికి, స్థానిక పరిస్థితులకు, ఆచారాలకు తగినట్టు మార్పులు చేస్తూ ఉండండి.